Czym jest wirtualne biuro?

Wirtualne biuro jest to usługa polegająca na wynajęciu przedsiębiorcy miejsca prowadzenia działalności – adresu oraz skrzynki pocztowej, świadczona przez firmę posiadającą przestrzeń biurową oraz zaplecze personalne do obsługi biura. Tak więc biuro to jest wirtualne jedynie z nazwy, tak naprawdę w ramach tej usługi za przedsiębiorcę jego sprawy „biurowe” obsługuje usługodawca. 

Pracownicy wirtualnego biura przyjmą korespondencję przedsiębiorcy, niezwłocznie informując go o możliwość jej odbioru lub wglądu do niej. Na prośbę usługobiorcy mogą również ją archiwizować. Co więcej, w razie potrzeby skanują pisma i przesyłają je na adres poczty elektronicznej klienta. Mogą także przyjmować interesantów w siedzibie.

To nie koniec możliwości, jakie gwarantują wirtualne biura. Większe firmy oferujące tę usługę udostępniają sale konferencyjne, w których przedsiębiorca może umówić się z klientem, a nawet oferują możliwość wynajęcia całego pokoju biurowego na wyłączność. 

W żadnym biurze wirtualnym nie ma ograniczeń dotyczących specjalizacji klientów. Właściwie każdy może zdecydować się na taką formę usługi.

Skorzystać z zalet wirtualnego biura mogą osoby, które chcą założyć firmę i te, które już ją rozwijają. Biuro wirtualne jest też znakomitym wyjściem dla osób, które są ciągle w ruchu, czyli pracują w czasie podróży.

Wirtualne biuro to usługa, z której korzystają dziesiątki tysięcy przedsiębiorców w całym kraju. Do najważniejszych zalet należy:

1). Prestiżowy adres Twojej firmy

Każda powstała firma musi mieć adres siedziby, który jest wymagany do rejestracji. Nie każda firm potrzebuje jednak fizycznej siedziby, co wiąże się także z ogromnym kosztami stałymi. Rozwiązaniem jest tutaj właśnie wirtualne biuro, które swój adres często ma w centrach dużych miast.

2). Wysokość opłat

Podstawowa zaleta wirtualnego biura to wysokość opłat za czynsz i media. Ceny za wirtualne biuro są różne, jednak w dalszym ciągu o wiele mniejsze niż w przypadku wynajmu stacjonarnego biura, choćby najmniejszego. Koszty takie również można w całości zapisać do kosztów uzyskania przychodów, w przeciwieństwie do sytuacji gdy siedziby firmy znajduje się w mieszkaniu (wydatki wówczas mają charakter osobisty i nie mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów).

3). Oszczędność na zakupie wyposażenia

Wynajmując biuro wirtualne, które jest w pełni wyposażone w meble, urządzenia biurowe, itp., nie mamy problemu z urządzaniem własnych pomieszczeń biurowych.

4). Outsourcing usług biurowych i księgowych oraz pomoc w założeniu firmy

Z reguły wirtualne biura zatrudniają całą kadrę pracowników biurowych, którzy świadczą dodatkowe usługi takie jak np. usługi księgowe, pracownicy biura odbierają za Ciebie korespondencję a skany wysyłają na maila, dodatkowo w obowiązki usług księgowych często należy również pomoc w zakładaniu firmy.

5). Kontrole skarbowe z dala od domu.

Dodatkową zaletą, związaną z usługą udostępniania adresu przez biuro wirtualne są kontrole skarbowe, które odbywać się będą poza Twoim miejscem zamieszkania. Pozwoli Ci to uniknąć wizyt urzędników oraz przeprowadzaniu kontroli w prywatnym mieszkaniu, które będą odbywać się w siedzibie wirtualnego biura. Korzystając z wirtualnego biura zyskujesz możliwość wyboru oddziału US, czego nie zapewni rejestracja firmy w miejscu zamieszkania.

6). Reklama firmy

Inną korzyścią może być np. możliwość umieszczenia logo firmy na stronie internetowej wirtualnego biura.

Rejestracja kilku firm w jednym miejscu jest całkowicie legalna, w związku z tym przedsiębiorca ma pełne prawo do korzystania z wirtualnego biura.
Jeśli szukasz taniej alternatywy dla zwykłej powierzchni biurowej i nie potrzebujesz dodatkowej przestrzeni fizycznej to wirtualne biuro będzie najlepszym rozwiązaniem.