Wirtualne biuro to odtworzenie w trybie online tradycyjnego biura. Potrzeba fizycznej przestrzeni biurowej jest eliminowana dzięki użyciu narzędzi komunikacyjnych i oprogramowania, które umożliwiają pracownikom pracę przez Internet. Dzięki odpowiednim fizycznym i cyfrowym narzędziom pracownicy mogą pracować z dowolnego miejsca z niezawodnym dostępem do Internetu. Wirtualne biuro to doskonałe rozwiązanie dla start-upów i firm, które zatrudniają pracowników off-site lub mobilnych.

Dlaczego wirtualne biuro jest opcją wartą uwagi?

Korzystanie ze środowiska biura wirtualnego drastycznie zmniejsza koszty operacyjne, a także zwiększa satysfakcję pracowników, poprawiając w ten sposób produktywność. Już niejedno pytanie pozwoliło wykazać, jak wiele pracowników uważa, że są bardziej produktywni podczas pracy zdalnej.

Bez jakich elementów wirtualne biuro nie byłoby możliwe?

• technologia mobilna,
• szybkie łącza internetowe,
• narzędzia do współpracy online.

Konfiguracja biura wirtualnego powinna być dostosowana do konkretnych warunków i ograniczeń, w jakich działa firma. Nie ma jednego uniwersalnego rozwiązania.

Wirtualne biuro – dużo więcej niż większa produktywność

Wirtualne biuro powinno naśladować fizyczne środowisko biurowe, zapewniając pracownikom wszystkie udogodnienia, sprzęt, kanały komunikacji i narzędzia, których potrzebują do efektywnego wykonywania swojej pracy. Główną zaletą dla firm jest produktywność, ale jest też kilka innych zalet.

Wirtualne biuro eliminuje potrzebę podróżowania pracowników do określonej lokalizacji w celu pracy. Pracownicy, którzy wymagają elastycznych udogodnień ze względu na zobowiązania rodzinne, niepełnosprawność lub obowiązki opiekuńcze, mogą szczególnie docenić opcję wirtualnego biura.

Pracownicy pracujący w domu mogą kontrolować własne fizyczne środowisko pracy. Personel poczuje się bardziej doceniony i będzie miał kontrolę nad własnym przepływem pracy, a oba te czynniki zmniejszają poziom stresu.

Wydajna praca z dowolnego miejsca na ziemi

Dzięki wirtualnemu biuru fizyczna przestrzeń robocza może być wszędzie. Owszem – nadal będzie musiała być dostosowana do roli i zadań każdego pracownika, ale niektórzy pracownicy zdalni będą musieli pracować w określonych lokalizacjach, podczas gdy inni będą mogli swobodnie wybrać własną przestrzeń roboczą zgodnie z preferencjami.

Niektórzy mogą wybrać spokojną lokalizację, taką jak domowe biuro, podczas gdy inni mogą zdecydować się na większą mobilność. Zakładając, że istnieje dobre połączenie internetowe; pracownicy mogli pracować w siedzibie klienta lub w miejscach publicznych, takich jak kawiarnie, biblioteki, transport publiczny – lista jest długa.

Porządne wirtualne biuro – jaki sprzęt jest niezbędny?

Warunkiem efektywnej pracy w wirtualnym biurze jest laptop. Chociaż smartfony i tablety pełnią wiele niezbędnych funkcji, laptopy mają zazwyczaj cechy, które znacznie ułatwiają pracę.

Dlaczego praca na laptopie to dobry pomysł?

• większy ekran,
• więcej miejsca na dysku twardym,
• więcej pamięci RAM,
• szybsze procesory.

Są też względy praktyczne. Na przykład pracownicy, którzy podróżują, mogą preferować lekkie laptopy, a niektóre stanowiska pracy wymagają lepszej jakości kamery internetowej do wideokonferencji.

Ważne jest, aby pracownicy zdalni aktualizowali swoje oprogramowanie, aby pozostawać w efektywnym połączeniu z wirtualnym biurem. Całe niezbędne oprogramowanie należy załadować do laptopa i zsynchronizować ze smartfonami i/lub tabletami użytkowników.

Dodatkowe elementy, takie jak zewnętrzna klawiatura, mysz, drukarka, urządzenie wielofunkcyjne, czytnik kart lub mobilna sieć VPN, nie są niezbędne dla wszystkich firm lub pracowników, ale w niektórych przypadkach mogą być obowiązkowe.

Wirtualne Biuro – popularne nie bez powodu

Popularność wirtualnych biur stale rośnie, co przynosi wiele korzyści zarówno firmom, jak i pracownikom. Pracodawcy nie powinni jednak zapominać o uwzględnieniu potencjalnych wad. Bez starannego planowania i pomocy profesjonalistów jak KLB – wirtualne biura mogą prowadzić do odizolowania pracowników, podziału zespołu i poczucia braku wsparcia ze strony menedżerów i współpracowników.